Conectar el CRM y mapear las etapas

El CRM es lo que convierte el informe de medios en un informe de negocio: con él, Relator sabe cuántos leads se convirtieron en venta, cuántos ingresos entraron y qué campaña trajo cada negocio. El camino tiene dos partes: conectar el CRM en el espacio del cliente y, después de la primera sincronización, mapear las etapas del pipeline para que Relator lea el embudo en el orden correcto.

Antes de empezar

• CRM aceptados: HubSpot y RD Station CRM. Si el cliente tiene los dos conectados, Relator usa HubSpot.
• Necesitas un usuario del CRM con permiso para autorizar aplicaciones y ver negocios y contactos.
• Quién mapea las etapas: el dueño de la cuenta (empresa), cualquier persona del equipo de la agencia y, en el cliente, el rol Admin.
• El CRM cuenta como una conexión del plan. Consulta límites y uso.

Paso a paso

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   Paso 1

   Conecta el CRM

   Con el cliente abierto, ve a Fuentes y agrega HubSpot o RD Station CRM. El paso a paso de la autorización está en conectar HubSpot y conectar RD Station CRM. Si el cliente todavía no tiene CRM, la pantalla CRM muestra Ningún CRM conectado con el botón Conectar CRM.

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   Paso 2

   Espera la primera sincronización

   En la barra lateral, haz clic en CRM. Mientras llegan los datos, aparece el aviso Sincronizando tu CRM: la primera sincronización puede tardar unos minutos. Puedes salir de la pantalla; los datos aparecen en cuanto estén listos.

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   Paso 3

   Abre Mapear etapas

   En la barra de filtros del CRM, haz clic en Mapear etapas. El mismo acceso aparece en la tarjeta Pipeline de ventas (como Configurar etapas) y, mientras no haya mapeo, en la lista Acciones pendientes. En el celular está en el menú ⋯.

   Pantalla ilustrativa

   Korra/CRM

   Preguntar a RelatorAIPT

   CRM¿Cuántos leads se convirtieron en venta? ¿Tu media está pagando?

   Últimos 30 díasSincronizar ahora

   Todos los pipelinesContactosEmpresas

   Mapear etapas1

   Acciones pendientes

   • Mapear etapas del pipelineIndica qué etapa está abierta, ganada o perdida.

     Prioridad altaSolucionar

     2

   1. 1El acceso Mapear etapas en la barra del CRM.
   2. 2La acción pendiente Mapear etapas del pipeline lleva a la misma pantalla.

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   Paso 4

   Elige el pipeline predeterminado

   En Configuración del CRM, el campo Pipeline predeterminado define qué pipeline abre la vista general del CRM. Deja Todos los pipelines para sumarlos todos, o elige el pipeline de ventas principal del cliente.

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   Paso 5

   Clasifica cada etapa

   La tabla lista las etapas que Relator encontró en el CRM. Para cada fila:

   • Etapa en el CRM: el nombre que tiene la etapa en el CRM (solo lectura).
   • Nombre visible: el nombre que aparece en Relator. Vacío usa el nombre del CRM.
   • Tipo: Abierta (negocio en curso), Ganada (venta cerrada) o Perdida.
   • Orden: usa las flechas ↑ y ↓ para poner las etapas en el orden del embudo, de la primera a la última.

   Pantalla ilustrativa

   Korra/Configuración del CRM

   Preguntar a RelatorAIPT

   Configuración del CRMPipeline predeterminado y mapeo de etapas.

   Volver al CRM

   Pipeline predeterminadoPipeline de ventas

   1

   Guardar mapeo4

   Etapa en el CRM	Nombre visible	Tipo	Orden
   Cita programada	Reunión	Abierta	↑ ↓
   Contrato enviado	Propuesta	Abierta	↑ ↓
   Cierre ganado	Venta	Ganada	↑ ↓
   Cierre perdido	Perdido	Perdida	↑ ↓

   2

   El tipo Ganada marca la venta; Perdida marca el fin sin venta.

   3

   1. 1Pipeline predeterminado es el que abre la vista general.
   2. 2Cada etapa del CRM se convierte en una fila con nombre, tipo y orden.
   3. 3El Tipo le dice a Relator qué es una venta.
   4. 4Guardar mapeo guarda; el botón muestra Guardado por unos segundos.

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   Paso 6

   Guarda

   Haz clic en Guardar mapeo. La acción desaparece de Acciones pendientes, el Pipeline de ventas sigue tu orden y las etapas aparecen con los nombres visibles en todo el CRM.

HubSpot o RD Station CRM: qué cambia

• Nombres de etapa y pipeline

  HubSpot

  Leídos del catálogo de HubSpot

  RD Station CRM

  Ya vienen con el nombre del CRM

• Negocio ganado o perdido

  HubSpot

  Por la marca de cerrado de HubSpot

  RD Station CRM

  Por la marca de venta de RD Station CRM

• Origen del lead (UTM, gclid)

  HubSpot

  En el contacto del propio HubSpot

  RD Station CRM

  En el lead de RD Station Marketing, vinculado por email

• Los dos conectados

  HubSpot

  Se usa HubSpot

  RD Station CRM

  Queda en segundo plano

Problemas comunes

• Ninguna etapa encontrada → el CRM todavía no sincronizó. Espera la primera sincronización o usa Sincronizar ahora.
• Una etapa nueva del CRM no aparece → solo entra después de la próxima sincronización. Vuelve a la pantalla y mapéala.
• Un negocio abierto aparece como perdido → los registros antiguos se corrigen en la próxima sincronización completa; mientras tanto, Relator usa el tipo de la etapa.
• Apareció la acción “La sincronización del CRM falló” → reconecta o reprocesa la conexión en Fuentes. Consulta conexión con error.